Cheltuieli deductibile PFA – valabil si in 2022 si 2023

Acest subiect este intodeauna de mare interes pentru cei ce detin un PFA. Pentru cei ce prefera continutul scris, am scris acest articol. Pentru cei ce prefera continutul video, gasiti in articol link catre video-ul pe aceeasi tema.

Pentru raspunsuri la diverse intrebari, puteti consulta si sectiunea de mesaje de pe Youtube, sunt destul de activa acolo, si raspund zic eu, rapid.

REGULI DE BAZA PENTRU DEDUCEREA CHELTUIELILOR

Sunt cateva reguli de baza pe care cheltuielile trebuie sa le respecte pentru a putea fi deduse la calculul impozitului pe venit si anume:

Regula 1 si 2 vin la pachet

Poate cea mai importanta si in acelasi timp cea mai interpretabila conditie este ca cheltuiala sa fie efectuate in scopul desfasurarii activitatii.

Al doilea cel mai important lucru este ca cheltuiala sa fie platite in exercitiului financiar, in anul in care doriti sa o deduceti. De exemplu, o cheltuiala este deductibila in anul 2019 daca plata ei este facuta in anul 2019.

Deci orice cheltuiala efectuate in scopul realizarii veniturilor care a fost platita in anul in care doriti sa o deduceti, este considerata cheltuiala deductibila.

Dar ce inseamna sintagma aceasta, ca o cheltuiala sa fie efectuata in scopul desfasurarii activitatii? Pentru fiecare PFA inseamna altceva, in functie de obiectul de activitate pe care il are.

• Pentru un IT-st cheltuiali frecvente vor fi cele cu aparatura, abonamentele pe diverse platforme, achizitia de diverse softuri;
• Pentru un artist, un cantaret, cheltuieli deductibile pot fi instrumentele muzicale, costumele pentru scena, set-up-ul si recuzita pentru scena.
• Pentru un vlogger/blogger o cheltuiala deductibila poate fi recuzita pe care o foloseste pentru a realiza video-urile pentru care este platit ori prin Adsense – reclama, ori platit direct de catre clientul pentru care lucreaza

Dar sa nu uitam: esential este sa avem un venit, o activitate economica pentru care am efectuat respectiva cheltuiala, pentru a considera cheltuiala deductibila. Desigura ca putem avea pierdere la finalul anului, activitatea desfasurata poate sa nu fie profitabla dar trebuie sa inregistram venituri a demonstra o activitate economica si a considera acele cheltuieli deductibile fiscal si aferente unei activitatati economice.

Regula nr. 3

Inregistrarile in contabilitate se fac numai pe baza documentelor justificative. Ce consideram documente justificative? Mai jos cateva exemple:

• Factura pentru cheltuiala insotita de chitanta pentru a demonstra plata sau de extras de cont daca a fost platita din banca
• Bonul fiscal – este document justificativ si fara factura pentru cei neplatitori de TVA; pentru platitorii de TVA bonul trebuie sa aiba codul vostru fiscal inscris pe bon sau daca bonul este mai mare de 100 euro, trebuie neaparat sa fie insotit de factura.
• Borderoul de achizitii de la persoane fizice sau contract de vanzare cumparare pentru mijloace fixe sau nota de receptie si constatare de diferente, dupa caz si dispozitia de plata catre casierie.

Regula nr. 4 – aplicabila celor ce achizitioneaza bunuri pe PFA

Sa respecte regulile privind amortizarea. Daca achizitionati un bun cu o valoare de mai mare de 2.500 lei, nu va puteti deduce toata suma ca si cheltuiala deductibila la momentul platii acelei cheltuieli. Suma trebuie impartita la un numar de luni/ani, inscris intr-un tabel denumit Registrul Mijloacelor fixe, urmand a va deduce in fiecare luna doar suma rezultata din calcul.

De exemplu cumpar un calculator Macbook Pro de 10.000 lei care se amortizeaza pe o perioada de 2 ani, 24 luni. Impart 10.000 lei la 24 luni si imi da o amortizare de 454 lei/luna; Aceasta suma o pot deduce lunar.

Trecand efectiv la ce cheltuieli puteti deduce, avem 3 tipuri de cheltuieli: deductibile integral, deductibile partial si nedeductibile:

CHELTUIELI INTEGRAL DEDUCTIBILE
 

• cheltuielile cu achizitionarea de materii prime, materiale consumabile, obiecte de inventar si marfuri; 
• cheltuielile serviciile achizitionate de la terti – de la furnizori; 
• Chiria aferenta spatiului in care se desfasoara activitatea; conditia pentru deducere este ca spatiul respectiv sa fie declarat la ONRC ca sediu social sau punct de lucru;
• Cheltuielile aferente spatiului – intretinere; cablu, lumina etc se pot deduce in limita gradului de folosinta efectiva a spatiului; atunci cand si locuiti in apartamentul respectiv, sau apartamentul nu este utilizat in totalitate doar pentru activitatea PFA cheltuiala nu este 100% deductibila si procentul de deductibilitate ar trebui stabilit in contractul de inchiriere sau contractul de comodat proportional cu suprafata folosita. Cheltuielile sunt deductibile chiar daca documentele sunt emise pe numele proprietarului spatiului (parinte, prieten, sau pe numele vostru) si nu pe numele PFA-ului.

Ce este contractul de comodat – contractul de comodat (adica folosinta cu titlu gratuit a unui bun) inseamna acel contract incheiat intre tine (proprietar) si PFA – sau intre parintii tai sau prietenii tai (proprietarii spatiului) si PFA.

• Chiria utilajelor si altor instalatii utilizate in desfasurarea activitatii, in baza unui contract de inchiriere; 
• Dobanzile aferente creditelor bancare – doar daca creditul respectiv este folosit  in interesul desfasurarii activitatii. Deci va puteti deduce dobanzile bancare pentru un credit luat pentru achizitia de utilaje – un calculator, un birou sau pentru plata cheltuielilor curente efectuate exclusiv pentru activitatea PFA-ului ; nu va puteti deduce dobanzile de la creditul bancar pentru masina personala, pentru apartamentul personal, pentru mobilarea casei personale, cheltuieli care nu au legatura cu activitatea PFA-ului.

• cheltuielile cu comisioanele si cu alte servicii bancare; 
• cheltuielile postale si taxele de telecomunicatii; 
• cheltuielile cu energia si apa; 
• Cheltuielile cu transportul de bunuri si de persoane; – de exemplu, cu abonamentul la metrou, ratb, biletele de avion, cazare si diurna dar doar daca deplasarea are legatura cu activitatea PFA-ului – deplasare la clienti existenti, prospectare clienti noi, conferinte legate direct de obiectul de activitate al PFA (nu vacanta in Turcia!).
• Rata de leasing in cazul leasingului operational, respectiv cheltuielile cu amortizarea si dobanzile in cazul leasingului financiar.
• Cheltuielile ocazionate de participarea la congrese si alte intruniri cu caracter profesional, adica taxa de intrare de participare, cazarea, biletele de avion.
• Cheltuielile de reclama si publicitate.
• Orice alte cheltuieli efectuate in scopul realizarii veniturilor. 

CHELTUIELI DEDUCTIBILE PARTIAL

Cheltuielile cu autoturismul, care in principiu sunt cheltuieli deductibile in proportie de doar 50%, daca masina este folosita si in interesul personal al proprietarului. In general asa sta situatia, masina proprie este folosita si in interesul PFA prin intermediul unui contract de comodat.

In categoria cheltuielilor ce pot fi decontate sunt cuprinse: benzina, reparatiile si intretinerea auto (spalatul de exemplu).

Exista si cazuri, in care se poate deconta 100% cheltuiala cu benzina dar acestea sunt foarte specifice:

• Daca masina este utilizate exclusiv pentru servicii de urgenta, servicii de paza si protectie si servicii de curierat
• Masinile utilizate de agentii de vanzari si de achizitii
• Masinile utilizate pentru taximetrie sau pentru inchirierea catre alte persoane; adica daca inchiriati masina si obtineti venituri din inchirierea acestei masini, atunci deducerea poate fi de 100%
•  Masinile utilizate entru instruire de catre scolile de soferi;

Pentru a deduce 100% din cheltuiala cu cobustibilul este obligatorie intocmirea  foii de parcurs care contine urmatoarele informatii: categoria de vehicul utilizat, scopul si locul deplasarii, numarul de kilometri parcursi, norma proprie de consum carburant pe kilometru parcurs. Modele pentru foi de parcurs in acest sens gasiti pe pagina noastra de formulare gratuite.

Pentru a deduce cheltuielile cu reparatiile si intretinerea autovehiculului, fie 50%, fie 100%, trebuie atasate documente justificative precum facturi de reparatii si piese auto emise catre PFA, devize de lucrari si orice alte documente care atesta serviciile efectuate, facturi care trebuie sa fie emise pe numele PFA-ului cu toate datele PFA-ului – numele pfa, cui, numar inregistrare registrul comertului, adresa etc.

• Cheltuielile de sponsorizare, în limita unei cote de 5% venitul impozabil atunci cand incheiem un contract cu un ONG si platim banii direct in contul acelui – un ONG care trebuie sa fie inscris in registrul ANAF (altfel sponsorizarea nu este deductibila) sau 3,5% daca alegem sa redirectionam din impozitul pe venit, prin declaratia unica pe care o depunem la finalul anului.

• Cheltuielile de protocol, în limita unei cote de 2% din venitul impozabil
• Daca aveti marfa perisabila – scăzămintele, perisabilitățile, pierderile rezultate din manipulare/depozitare, inclusiv cheltuielile cu bunuri cu termen depășit de valabilitate; aveti pentru acest punct un tabel cu perisabilitatile admise.
• Contribuțiile la fonduri de pensii facultative, plătite în scopul personal al contribuabilului, în limita echivalentului în lei a 400 euro anual pentru fiecare persoană;
• Primele de asigurare voluntară de sănătate, precum și serviciile medicale furnizate sub formă de abonament, plătite în scopul personal al contribuabilului, în limita echivalentului în lei a 400 euro anual pentru fiecare persoană;
• Cotizații plătite la asociațiile profesionale în limita a 4.000 euro anual;
• Cheltuielile reprezentând contribuțiile profesionale obligatorii datorate organizațiilor profesionale din care fac parte contribuabilii, în limita a 5% din venitul brut realizat.

CHELTUIELI NEDEDUCTIBILE

Daca ar fi sa retineti ceva referitor la cheltuielile nedeductibile as insista pe cele 4 categorii care mi se par cele mai importante si care sunt universal valabile indiferent de obiectul de activitate al PFA:

• Sumele sau bunurile utilizate de contribuabil pentru uzul personal sau al familiei sale; orice cheltuiala care nu poate fi justificata ca fiind direct legata de realizarea venitului (trebuie demonstrat cum acea cheltuiala a fost necesara pentru realizarea acelui venit).
• Impozitul pe venit datorat – nu este o suma deductibila
• Cheltuiala cu sanatatea CASS- incepand din 2018 nu mai este deductibila la calculul impozitului pe venit
• Cheltuiala cu pensia CAS – este deductibila, dar nu trecuta la capitolul de cheltuieli deductibile din declaratia unica ci intr-o casuta separata la capitolul de regularizari; este deductibil doar CAS-ul datorat in anul respectiv nu si regularizarile din anii anteriori (pe care ANAF le-a considerat deja cheltuieli deductibile cand a emis deciziile de impunere de regularizare).

Nu uitati ca puteti sa apelati intodeauna la noi pentru o sedinta de consultanta pe SKYPE, pentru a va raspunde la intrebari intr-un limbaj simplu si pentru a dezbate diverse subiecte/intrebari/spete pe care le aveti.