3 lucruri de stiut inainte de a incepe o afacere

incepe-o-afacere

Cel mai comun lucru pe care mi-l spun cei care vin la consultanta este: nu am stiut! Al doilea cel mai comun lucru pe care mi-l spun este: nu am unde sa ma informez! Pentru a rezolva aceste doua probleme, a fost scris acest articol.

INFORMEAZA-TE, INFORMEAZA-TE SI APOI MAI INFORMEAZA-TE UN PIC! 

Fa-ti un plan solid si de-abia apoi infiinteaza un SRL. Sunt multi care, in entuziasmul momentului, sau mai nou, de frica ANAF-ului, pun carul inaintea boilor, infiinteaza SRL-ul, sau PFA-ul si apoi se opresc sa se intrebe now what? Raspunde-ti (macar) la urmatoarele intrebari, inainte de a lua orice fel de decizie:

  1. Ce fel de forma de autorizare mi se potriveste? SRL, PFA, poate o comandita simpla? Poate o întreprindere familiala. 🙂 Poate vrei sa infiintezi un ONG, dar nu cunosti o regula de baza, si anume ca din ONG nu poti scoate banii, sa ii folosesti in interes propriu, toate fondurile trebuie folosite in scopul pentru care a fost infiintat ONG-ul.
  2. Cunosc legislatia aplicabila? Ma informez asupra legislatiei aplicabile, de exemplu daca aveti un magazin online vi se aplica normele legale referitoare la protectia consumatorului, protectia datelor cu caracter personal etc. Am nevoie de casa de marcat?
  3. Ce avize sunt necesare? Ma informez daca activitatea pe care doresc sa o desfasor necesita avize sau autorizatii prealabile.
  4. Am sediu? Daca nu am, unde inchiriez?
  5. Activitatea pe care vreau sa o desfasor ma obliga sa devin platitor de TVA? Daca da, corelez aceasta informatie si cu restul raspunsurilor de ma sus si de exemplu, verific ca sediul ales sa corespunda cerintelor ANAF pentru acordarea numarului de TVA.
  6. Mi-am facut un buget in care sa detaliez costurile fixe pe care trebuie sa le suport – chirie, contabil, avocat etc. pe o perioada de macar 12 luni?
  7. Mi-am ales cu atentie colaboratorii? Alegeti cu grija consultantii externi (avocat, contabil). Deoarece legislatia este foarte complexa si interpretabila, este imperativ ca oamenii care te sfatuiesc sa aiba experienta in domeniul tau de activitate. Mai ales ca obligatiile declarative incep chiar de la data infiintarii si nu de la data obtinerii primului venit.
  8. Am notiuni minime despre managementul unei afaceri? Nu te baza pe consultatii tai externi pentru managerierea afacerii tale proprii. Ei iti pot oferi solutii si raspunsuri la niste intrebari punctuale dar tu trebuie sa fii suficient de informat incat sa stii sa pui intrebarile corecte si sa detaliezi ce fel de informatii doresti. Nu cere unui consultant sa iti detalieze toate legile pe care trebuie sa le respecti ca sa fii in legalitate, acest lucru este imposibil!

TREBUIE SA AI NOTIUNI MINIME DE LEGISLATIE FISCALA

Ok, le-am numit minime, dar legislatia este destul de stufoasa. Pentru a putea functiona, ai nevoie sa cunosti macar urmatoarele notiuni. Nu te baza doar pe contabil, oricat de bun ar fi, trebuie sa fii in stare sa porti o minima conversatie cu el si sa il si verifici.

Vectorul fiscal

Vectorul fiscal reprezinta totalitatea taxelor si impozitelor pe care entitatea le are de plata. Tot vectorul fiscal iti spune si informatii despre periodicitatea depunerii declaratiilor si data platii impozitelor.

Vectorul fiscal se schimba in functie de evolutia afacerii tale. De exemplu, daca atingi un anume prag de venituri, devii platitor de TVA. Sau, daca lucrezi cu anumiti clienti din anumite tar,i esti obligat sa devii platitor de TVA. Sau, daca depasesti  o anume cifra de afaceri, devii platitor de TVA lunar si nu trimestrial, iar acest lucru are implicatii majore atat asupra cashflow-ului (TVA-ul trebuie platit lunar, nu trimestrial) cat si asupra obligatiilor declarative. Mai jos, gasesti o exemplificare a impozitelor ce se pot regasi in vectorul fiscal.

De asemenea, trebuie sa intelegi si cum functioneaza sistemul fiscal declarativ. Adica, sa intelegi la ce se foloseste fiecare declaratie in parte; daca iti vine ideea sa arunci vreun bon fiscal sau factura cu datele firmei tale inscrise pe ele, vei sti ca exista o declaratie in care toate documentele trebuiesc cumulate si declarate. Vei sti ca partenerul care ti-a emis acea factura, pe care tu vrei sa o arunci la cos, o declara in aceasta declaratie, iar daca tu nu o declari, vei depune o declaratie eronata, deoarece fiscul are un sistem automat de comparare a declaratiilor depuse si depistare a discrepantelor intre acestea. Deci vei sti sa fii atent pentru ce cheltuieli iei factura pe firma si vei sti sa fii atent sa le duci pe toate la contabilitate. Pentru ca intelegi sistemul si consecintele incalcarii lui.

Detaliere vector fiscal posibil – SRL

Un SRL porneste la infiintare ca platitor de impozit pe venitul microintreprinderilor, care este in cuantum de 3%, in cazul in care nu aveti salariati. In functie de numarul salariatilor, impozitul pe venitul microintreprinderilor variaza intre 1% – 3%. Deci vectorul fiscal al unui SRL nou infiintat va contine doar acest impozit de plata. Acest impozit se declara si se plateste trimestrial pana pe 25 ale lunii urmatoare celei care inchide trimestrul.

Daca se fac angajari, in vectorul fiscal vor aparea obligatiile referitoare la contributiile salariale, care se declara si se achita lunar, pana pe 25 ale lunii urmatoare lunii declarate.

Daca SRL-ul realizeaza o cifra de afaceri anuala mai mare de 220.000 lei, atunci este obligat sa se inregistreze ca platitor de TVA trimestrial. In vectorul lui fiscal se va inregistra aceasta obligatie. Daca SRL-ul inregistreaza venituri mai mari de 100.000 euro intr-un an, atunci devine platitor de TVA lunar, si va declara si plati TVA-ul lunar.

Daca SRL-ul inregistreaza venituri mai mari de 100.000 euro nu numai vectorul referitor la TVA sufera modificari, ci si cel referitor la impozitul pe venitul microintreprinderilor. Societatea devine platitoare de impozit pe profit din trimestrul in care se depaseste acest plafon de venituri. Impozitul pe profit este un cuantum de 16% si spre deosebire de impozitul micro care se aplica la total facturari, acesta se aplica la diferenta dintre venituri si cheltuielile deductibile (suma pe care o numim profit impozabil).

Exista si cateva exceptii care pot schimba vectorul unui SRL din microintreprindere in platitoare de impozit pe profit, dintre care amintim pe cele mai frecvente:

  • Daca se obtin venituri din consultanta si management in proportie de mai mult de 20% din total venituri, atunci firma devine platitoare de impozit pe profit incepand cu trimestrul urmator celui in care acest procent este depasit
  • Daca firma are un capital social mai mare de 25.000 euro poate opta pentru aplicarea impozitului pe profit inca de la infiintare; atentie insa, optiunea este definitiva, cu conditia mentinerii capitalului social de la data inregistrarii.
  • Daca firma desfasoara activitati in unul din domeniile: bancar, asigurari/reasigurari, piata de capital, jocuri de noroc, exploatare zacaminte petroliere, atunci trebuie sa aplice inca de la infiintare impozit pe profit.
Detaliere vector fiscal posibil – PFA

Un PFA, fie el impozitat la norma de venit sau in sistem real, are inscris in vectorul sau fiscal din start: impozitul pe venit, 16% aplicat la diferenta dintre incasari si plati si CASS (sanatatea) in cuantum de 5.5%.

In functie de veniturile realizate sau estimate, veti avea si obligativitatea platii CAS-ului (adica a pensiei). Cuantumul obligatoriu este de 10.5% si se achita daca total venituri estimate in primul an de activitate impartite la numarul de luni de functionare depaseste suma de 938 lei; daca nu va aflati in primul an de activitate, atunci raportarea se face la total venituri realizate in anul anterior. Pentru declararea acestui impozit depuneti o declaratie separata, declaratia 600 pentru care veti primi o decizie separata.

Daca se fac angajari, intervin in vectorul fiscal si contributiile sociale si impozitul pe salarii.

Daca se depaseste pragul de venituri de 220.000 ron/an, intervine in vectorul fiscal si TVA-ul.

Notiuni despre intocmirea documentelor primare

Trebuie sa stii ca in contabilitate, operatiile se inregistreaza pe baza unor documente fiscale: facturi fiscale, facturi simplificate (bonurile fiscale care contin datele furnizorului si codul vostru fiscal) si bonuri de casa (bonuri fiscale care nu contin datele voastre de identificare, ci doar ale furnizorului). Cand duci contabilului actele, uite-te in extras la platile si incasarile facute: ai facturi si bonuri fiscale pentru toate acele plati si incasari? Daca raspunsul este nu, nu-i bine!

Trebuie sa stii diferenta dintre o proforma si o factura fiscala si faptul ca proforma nu este un document fiscal, chiar daca arata la fel ca si factura fiscala.

Trebuie sa stii cum sa completezi corect o factura, informatiile minime pe care trebuie sa contina aceasta, detaliate mai jos.

  1. a) numărul de ordine si seria, care identifică factura în mod unic;
  2. b) data emiterii facturii;
  3. c) data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data încasării unui avans
  4. d) denumirea/numele, adresa și codul de înregistrare în scopuri de TVA sau, după caz, codul de identificare fiscală ale firmei care emite factura
  5. e) denumirea/numele furnizorului/prestatorului care nu este stabilit în România și care și-a desemnat un reprezentant fiscal.
  6. f) denumirea/numele și adresa beneficiarului bunurilor sau serviciilor, precum și codul de înregistrare în scopuri de TVA sau codul de identificare fiscală al beneficiarului, dacă acesta are asa ceva.
  7. h) denumirea și cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate.
  8. i) baza de impozitare a bunurilor și serviciilor ori, pentru fiecare cotă de TVA, exclusiv taxa, precum și rabaturile, remizele, risturnele și alte reduceri de preț, în cazul în care acestea nu sunt incluse în prețul unitar;
  9. j) indicarea cotei de taxă aplicate și a sumei taxei colectate, exprimate în lei, în funcție de cotele taxei;
  10. l) în cazul în care este aplicabilă o scutire de taxă, trimiterea la dispozițiile aplicabile pentru acea scutire
  11. m) în cazul în care clientul este persoana obligată la plata TVA, mențiunea “taxare inversă”;
  12. r) o referire la alte facturi sau documente emise anterior, atunci când se emit mai multe facturi ori documente pentru aceeași operațiune

 

Trebuie sa stii ca pe bonurile fiscale (denumite mai nou facturi simplificate) trebuie sa apara si codul tau fiscal, deci trebuie sa ceri acest lucru operatorilor caselor de marcat.

Trebuie sa stii (si sa accepti crudul adevar), ca pentru fiecare client trebuie sa ai incheiate contracte de prestari servicii. Fie ca sunt punctuale pe fiecare serviciu in parte, fie ca sunt contracte cadru, urmate de anexe cu detalierea fiecarui proiect in parte, acestea trebuie sa existe.

Minime notiuni despre TVA

Daca ar fi un sigur lucru pe care ar trebui sa il retii despre TVA, acela este ca nu este al tau, ci al statului. Deci ai obligatia sa il virezi la stat, lunar sau trimestrial, in functie de vectorul tau fiscal. Adica, atunci cand vezi ca ai incasat de la un client 1000 lei, sa intelegi ca daca esti platitor de TVA 166 lei sunt din start ai statului, ca si TVA inclus in valoarea incasata. Nu-i cheltui pe toti inainte sa scazi taxele catre stat (macar)) daca nu si restul cheltuielilor fixe.

Cotele de TVA in 2016 in Romania sunt: 20% – cota standard, 9% aplicata la anumite produse, de exemplu alimente, medicamente, cazare etc si 5% aplicata cartilor, acces muzee etc.

Trebuie sa cunosti modalitatea de calcul, felul in care TVA-ul este colectat din facturile de vanzare si felul in care este dedus din facturile de achizitie; trebuie sa stii ca nu orice TVA este deductibil, in general el urmeaza cheltuiala, in sensul in care, daca o cheltuiala este nedeductibila si TVA-ul aferent va fi nedeductibil. Dar invers nu este valabil, o cheltuiala deductibila nu face ca intodeauna si TVA-ul aferent sa fie automat deductibil. TVA-ul se declara lunar sau trimestrial la stat prin depunerea declaratiei 300. O data cu aceasta declaratie, mai ai obligatia de a depune si declaratia 394 in care declari toti partenerii (furnizori si clienti) de la care ai primit facturi cu TVA sau carora le-ai emis facturi cu TVA. Aceeasi declaratie este depusa si de catre partenerii tai, iar ANAF verifica corectitudinea declararii, prin compararea tuturor datelor declarate de toti partenerii.

Sa ai minime notiuni despre taxare inversa si de ce it’s not a bug it’s a feature, but can also be a trap. Taxarea inversa este un concept foarte complex, dar trebuie sa stii ca macar aceasta notiune exista.

Taxarea inversa poate interveni in mai mult situatii, iar cele mai comune sunt:

  • daca se tranzactioneaza anumite bunuri pentru care taxarea inversa este impusa prin lege, cum ar fi: deseuri, masa lemnoasa, telefoane mobile, circuite integrate, tablete PC, laptopuri. Taxarea inversa se aplica doar daca atat SRL-ul care factureaza, cat si clientul sunt platitori de TVA si inseamna in practica faptul ca TVA-ul nu mai apare pe factura si nici nu se mai achita, el fiind evidentiat doar in contabilitate.
  • daca operatiunile se fac cu anumite persoane juridice din UE si din afara UE.

TVA la incasare  – notiunea de TVA la incasare este gandita ca o facilitate pentru firmele micute, cu cifra de afaceri pana in 2.250.000 ron; astfel, acestia pot opta sa aplice sistemul de TVA la incasare, adica sa coleteze TVA din facturile de vanzare, atunci cand acestea sunt efectiv incasate si nu la data emiterii facturii; sistemul presupune totodata si faptul ca deduci TVA la data platii catre furnizori si nu la data emiterii facturii.

Citeste si: Sistemul de TVA la incasare

Si cei ce nu aplica sistemul de TVA la incasare sunt afectati de el, astfel, daca tu care nu aplici sistemul si lucrezi cu un furnizor care il aplica, vei deduce TVA din acea factura doar la data platii facturii catre acel furnizor.

ORGANIZEAZA-TE SI DELEAGA

Din lipsa de fonduri sau din dorinta de a micro manageria fiecare actiune, vei incerca sa te ocupi de absolut fiecare amanunt al afacerii: vanzari, marketing, facturare, intocmire contracte, suport tehnic site etc. Acest lucru iti va manca o groaza de timp si te va indeparta de scopul principal si anume dezvoltarea afacerii.

La inceput iti va fi greu sa investesti in tool-uri si programe care sa iti usureze munca (ex: program emitere facturi), buget marketing, site si prezenta online – dar daca nu o faci, afacerea ta va decola mult mai incet decat ar putea si ar trebui.

Oricat te-ai informa, daca nu esti de specialitate, nu poti integra la fel de bine ca un profesionist toate informatiile primite. Ca sa fii sigur ca ai toate informatiile, consulta macar din cand in cand, un specialist. Asigura-te ca informatiile legislative si fiscale pe care le ai sunt corecte si complete. O consultatie fiscala, un draft de contract aplicat exact specificului activitatii tale nu costa atat de mult pe cat te-ai astepta.

De exemplu, o ora de consultatie contabila si fiscala costa 100 lei si un contract personalizat (nu draft, facut special pentru activitatea voastra) pentru drepturi de autor sau prestari servicii costa in jur de 300 lei. Daca va intereseaza aceste servicii scrieti-mi la adresa [email protected]

me

Parerea ta conteaza!