Ce afli din articol
Sistemul E-factura se aplica deja de catre contribuabilii care emit facturi in relatia cu statul (B2G) si/sau B2B pentru produsele cu risc fiscal ridicat. Incepand din 2024 acest sistem va fi obligatoriu pentru toate firmele.
Cand ne gandim la sistemul E-factura trebuie sa luam in calcul cele 2 componente ale sale: obligatia de a transmite prin E-factura facturile emise dar si obligatia de a primi prin E-factura toate facturile de la furnizorii romani.
Cine este obligat sa transmita E-factura in 2024? Dar sa PRIMEASCA?
Incepand cu data de 1 ianuarie 2024, sistemul E-Factura va fi obligatoriu pentru toti operatorii economici, persoane impozabile stabilite in Romania, adica pentru pentru toate tranzactiile B2B si B2G care au locul prestarii/livrarii in Romania.
Este important sa citim toate cuvintele din expunerea de mai sus deoarece situatia nu este atat de simpla precum pare.
Cine e obligat sa transmita? SRL-urile clar, dar si PFA, II, PFI, chiar si ONG-urile care desfasoara activitate economica.
Ce transmitem? La prima vedere pare ca se transmit doar facturile emise catre clienti firme romanesti. Adica doar catre clienti romani.
Dar exista si situatii cand un serviciu/livrare este facturata catre un client strain, dar din punct de vedere al TVA, are locul prestarii/livrarii in Romania. Si in acest caz, chiar daca clientul este strain, factura trebuie transmisa in E-factura. Cum recunoastem aceste tranzactii? Intrebam contabilul. Relatia cu contabilul va deveni foarte importanta incepand din 2024, dupa cum am scris aici.
Cine este obligat sa primeasca facturi prin E-factura?
Sistemul E-factura are 2 componente: obligatia de a transmite facturile emise catre clienti (in vigoare de la 1 ianuarie 2024) dar si obligatia de a primi facturile de la furnizori prin E-factura (in vigoare de la 1 iulie 2023).
Asadar, entitatile (SRL, PFA, II, ONG cu activitate economica etc), chiar daca vor avea doar "clienti straini" (adica nu vor factura bunuri si servicii pentru care locul prestarii se considera a fi in Romania), tot vor fi nevoiti sa se inscrie in sistem dupa 1 iulie 2024 pentru primirea facturilor de la furnizorii romani.
Iata cum TOATE FIRMELE, indiferent de activitatea lor, devin obligate sa aplice sistemul. Sper ca acum este clar de ce am scris acest lucru in titlu.
Reamintesc ca sistemul E-factura nu este nou. El functioneaza deja pentru contribuabilii care emit facturi in relatia B2G (are lucreaza cu statul) si/sau B2B pentru produsele cu risc fiscal ridicat.
Deci nu va bazati pe "nu o sa le mearga serverele, deci nu voi avea cum sa transmit si scap de obligatie". In practica, serverele nu merg ani de zile, dar obligatia de a transmite exista.
Din 2024 vor exista amenzi pentru netransmitere iar dupa 1 iulie 2024, daca veti inregistra in contabilitate o factura de cheltuiala/achizitie pe care nu ati primit-o prin E-factura, veti fi pasibili de o amenda egala cu valoarea TVA din factura.
Termene de transmitere
In perioada 1 ianuarie - 30 iunie 2024 firmele vor fi obligate sa transmita facturile atat prin sistemul E-factura cat si in sistemul clasic "pe hartie" sau "pe mail", acestea putandu-se inregistra in contabilitate.
Termenul limita pentru transmiterea facturilor in sistemul E-Factura este de 5 zile lucratoare de la data emiterii facturii, dar nu mai tarziu de 5 zile lucratoare de la data limita prevazuta pentru emiterea facturilor.
Cele 2 conditii trebuie vazute ca obligatii diferite.
Dupa cum bine stiti, aveti obligatia sa emiteti facturile pana cel tarziu pe 15 luna viitoare celei in care prestatia a fost incheiata. Aceasta obligatie este prevazuta de ani de zile in Codul Fiscal si nu are legatura cu introducerea sistemului E-factura. Este un termen pana la care firma are obligatia sa evidentieze TVA-ul aferent in contabilitate, prin emiterea facturii fiscale.
Termenul de transmitere al E-facturii este de 5 zile de la emitere. Acest termen se va aplica doar in perioada 1 ianuarie - 30 iunie 2024 si are legatura cu faptul ca factura va circula atat in formatul ei "pe hartie" sau "in PDF" cat si prin E-factura. Din cauza acestui sistem dublu de primire si emitere facturi, s-a introdus temporar acest termen obligatoriu de transmitere si in E-factura a facturilor emise in termen de 5 zile.
Dupa 1 iulie 2024 se schimba complet situatia.
Dispare termenul de 5 zile din cauza faptului ca dispare posibilitatea, nu doar a trimiterii catre clienti, dar chiar a emiterii facturii "pe hartie" sau "in PDF". Cu alte cuvinte, chiar daca voi ati generat un document in programul vostru informatic si l-ati si trimis clientului, acel document nu reprezinta o factura.
Incepand cu 1 iulie 2024 din punct de vedere fiscal, sunt considerate facturi care se pot inregistra in contabilitate, numai facturile electronice emise și transmise în sistemul E-Factura.
Textul de lege suna asa: "sunt considerate facturi numai facturile care indeplinesc conditiile din Ordonanta .... 121/2021", ceea ce inseamna ca doar facturile care vor purta sigiliul Ministerului de Finante vor fi considerate facturi din punct de vedere fiscal. Sigiliul se obtine in urma transmiterii facturii prin sistemul E-factura.
Factura nu exista decat la momentul la care aceasta este transmisa prin E-factura si se intoarce inapoi valida, cu sigiliul ANAF.
In concluzie doar in momentul in care o factura are sigiliul ANAF, devine document fiscal.
De ce este acest lucru important? Asa cum este formulata legea la acest moment, in contabilitate va aparea o problema nu doar de introducere a facturilor de cheltuieli primite de la furnizori, dar si a celor de venit, emise de voi catre clienti.
Contabilul va trebui sa verifice ca fiecare factura de vnzare sa fie valid trimisa si aiba sigiliul ANAF, altfel nu se considera emise.
Avand in vedere obligatia de care aminteam la inceput, de a emite factura pana in 15 ale lunii viitoare celei in care prestatia a fost facuta, poate aparea o problema daca aceste facturi emise nu sunt si ele verificate temeinic.
Amenzi pentru netransmiterea la timp a facturii
intre 5.000 - 10.000 lei
intre 2.500 - 5.000 lei
intre 1.000 - 2.500 lei
Exista si anumite termene de implementare a amenzilor, dupa cum urmeaza:
- intre 1 ianuarie si 31 martie 2024 contribuabilii mici nu vor fi amendati pentru netransmitere; se considera o perioada de testare si implementare a sistemului
- intre 1 aprilie si 30 iunie 2024 vor fi amendati doar cei care emit facturi catre clienti, emitentii facturilor. Cuantumul amenzii, mai sus.
Amenzi pentru primirea si inregistrarea documentelor netransmise prin E-factura
Incepand cu 1 iulie 2024 destinatarii vor fi amendati daca inregistreaza in contabilitate alte documente decat cele primite prin E-factura. Asa cum este formulat textul de lege acum, reiese ca din 1 iulie doar destinatarii vor mai fi amendati, nu si emitentii. Practic ceea ce se sanctioneaza este efectuarea unei inregistrari contabile in baza facturii in PDF, fara sa ai descarcat din SPV factura transmisa de catre furnizor cu sigiliul ANAF. Evident, chiar daca legea nu specifica, ar fi bine sa nu platesti acele facturi pana nu te asiguri ca le ai corect primite prin SPV. Acest lucru este asimilat platii fara documente justificative.
Primirea si inregistrarea unei facturi in relatia B2B, dupa 1 iulie 2024, fara ca ea sa fie primita prin E-factura se sancţioneaza cu o amenda egala cu cuantumul TVA inscris in factură.
IMPORTANT! nu doar platitorii de TVA vor fi pasibili de aceasta amenda, nu se face nicaieri aceasta specificatie. Nu este o interzicere a dreptului de deducere (deci daca nu deduc, nu mi se aplica), este o amenda, valabila pentru toata lumea.
Este adevarat ca daca primiti o factura "in PDF" de la un neplatitor de TVA (adica o factura fara TVA) si o inregistrati in contabilitate, nu veti avea nici o sanctiune, pentru ca amenda este egala cu valoarea TVA din factura respectiva (adica zero).
Mai mult, nici emitentul nu va avea nici o sanctiune pentru ca amenzile pentru netransmitere la timp se aplica doar pentru facturile emise in perioada 1 aprilie - 30 iunie 2024.
Cum transmit E-factura
Pentru a transmite si a primi facturi prin sistemul E-factura este necesar un certificat digital calificat inregistrat la ANAF.
Exista 2 variante: folositi token-ul (certificatul digital calificat) vostru sau pe cel al contabilului.
In functie de alegerea voastra si de programul informatic pe care il folositi pentru emiterea facturilor, mai jos gasiti pasii de urmat.
Avand in vedere ca 1 ianuarie 2024 se apropie cu pasi repezi, iar Decembrie in general e o luna "moarta" (toata lumea se gandeste la cozonaci, nu la ANAF), ar fi bine sa va puneti la punct procedura cat mai repede posibil.
Daca decideti sa folositi semnatura contabilului si daca programul vostru de facturare permite
Aceasta obligatie nu cade in sarcina contabilului "by default" si nu trebuie privita ca atare. Va recomand sa aveti o discutie cu contabilul vostru pentru a verifica disponibilitatea acestuia de presta acest serviciu suplimentar.
Sunt multi contabili care nu doresc sa se implice deloc in aceasta procedura, nici macar in a da acceptul de folosire a token-ului lor pentru transmiterea de catre voi a facturilor. Aceesul trebuie reinnoit la fiecare 90 de zile (asa spune procedura ANAF, nu e vina programului informatic sau a contabilului).
Un alt motiv pentru care nu ati putea folosi aceasta varianta este ca folositi un program de facturare care nu va implementa in timp util, adica pana la 1 iulie 2024 si scoaterea din SPV a facturilor de la furnizori, nu numai transmiterea celor emise de voi catre clienti.
In cazul in care folositi un astfel de program, si trebuie sa obtineti facturile de la furnizori "de mana", atunci veti avea nevoie de o semnatura proprie inregistrata la ANAF cu care sa va logati direct pe site-ul ANAF (fara o interfata ajutatoare care sa automatizeze procesul).
Daca totusi contabilul este de acord si programul informatic este ce trebuie, procedura este foarte simpla si presupune o apasare de buton pentru accept din partea contabilului. Ulterior, o apasare de buton pentru transmiterea efectiva a facturi in SPV. Programul informatic va scoate din SPV automat recipisa, pe care voi trebuie sa o verificati ca fiind valida. Mai aveti obligatia salvarii acestor recipise si a XML-ului cu sigilul ANAF in arhiva proprie.
In concluzie, contabilul doar va da acceptul de a folosi semnatura lui electronica, tot voi aveti obligatia trimiterii facturilor in SPV, obligatia verificarii recipisei sa fie valida si fara erori, si salvarii acestora in arhiva personala.
Daca decideti sa folositi semnatura voastra proprie
Semnatura electronica trebuie inregistrata la ANAF. Pentru inregistrare se acceseaza acest link si se completeaza si depune formularul: https://www.anaf.ro/InregPersFizicePublic/formularjuridice.jsp#pj
Ulterior veti primi un mail de confirmare din partea ANAF pe adresa pe care ati comunicat-o la inregistrare.
Dupa ce semnatura electronica este inregistrata la ANAF, trebuie sa o inregistrati si in programul vostru de facturare.
Ce fac daca nu am program de facturare?
Va trebui oricum sa folositi o aplicatie electronica. Facturile nu vor mai putea fi emise "doar pe hartie" sau "doar in excel". Ministerul Finantelor pune la dispozitie aplicatii gratuite de emitere a facturilor si de transmitere a acestora, dar sunt atat de greu de folosit incat, in opinia mea, si daca ai 1 factura de emis lunar, este mai bine sa gasesti cel mai ieftin program de facturare de pe piata decat sa folosesti aplicatiile gratuite marca Ministerul Finantelor.
MARE ATENTIE!
NU va inregistrati in sistemul RO-E-factura prin formularul 084! De ce?
- inregistrarea este optionala nu obligatorie, deci veti putea transmite si primi facturi fara aceasta inregistrare
- sistemul era facut pentru aceia care nu erau obligati sa foloseasca E-factura, dar optau sa o faca
- odata inregistrati, cel putin pana in prezent, sistemul nu permite si iesirea, deci indiferent de modificarile legislative, nu veti mai putea iesi din sistem
Q&A legate de E-factura
Despre acest subiect vom tot scrie, deoarece pe masura ce vom incepe sa folosim toti sistemul, ne vom lovi de fel de fel de probleme practice. Pana una alta, mai jos cateva raspunsuri la diverse intrebari care deja au aparut in practica.
Bonurile fiscale cu TVA si facturile simplificate se declara? Da, deoarece bonurile fiscale cu TVA indeplinesc conditiile unei facturi simplificate iar acestea din urma urmeaza modelul facturilor normale. Raspuns final: DA.
Transmit in sistem facturile emise catre clientii straini? Depinde! Regula "generala" ar fi ca nu, dar daca prestarea de servicii sau livrarea se considera a fi facuta pe teritoriul Romaniei, atunci si acea factura va fi transmisa. Verificati cu contabilul! De exemplu, o factura emisa catre un client strain cu 19% TVA romanesc, cel mai probabil inseamna ca locul prestarii/livrarii este in Romania, si trebuie declarata in E-factura.
Daca sunt neplatitor trebuie sa aplic sistemul E-factura? Da, legea se aplica pentru toate persoanele impozabile, indiferent daca sunt sau nu platitoare de TVA.
Daca sunt PFA trebuie sa transmit? DA, si daca esti PFA, si daca esti II, si daca esti PFI, toate persoanele impozabile trebuie sa transmita si sa primeasca facturi prin E-factura.
Daca emit facturi doar catre persoane fizice trebuie sa transmit? Nu trebuie sa transmiti, dar ai grija ca incepand cu 01 iulie 2024 vei fi obligat sa primesti facturile de la furnizori prin sistemul E-factura
Trebuie sa ma inscriu in Registrul RO-Efactura? Nu trebuie sa va inscrieti si va recomand SA NU VA INSCRIETI nici optional.
Cateva considerente personale
Desi articolul este lung si am incercat sa cuprind toate informatiile pe care le avem la dispozitie in prezent, modificari si precizari vor mai aparea in viitor din partea ANAF, pe masura ce vom incepe sa folosim acest sistem in practica.
Urmariti in permanenta site-urile de specialitate pentru a fi la curent cu cea mai noua informatie, dar si cu informatia corecta si aplicabila.
Traim intr-o perioada in care ceea ce este valabil astazi, nu mai este valabil maine. Daca auziti o stire la TV sau o cititi in presa, confirmati-o si cu un site de specialitate si cu contabilul vostru. Pana cand nu devine lege, o declaratie de presa nu are nici o valoare. In plus, felul in care sunt prezentate informatiile in presa si la TV, de multe ori nu are legatura cu ceea ce scrie efectiv in lege.
Eu va recomand sa verificati informatia din mai multe surse, toate de specialitate.
Nelamurit? Programeaza o sedinta de consultanta online!
Mai multe amanunte despre sedinta de consultanta si tarife gasesti pe pagina noastra dedicata, aici.
8 Comments
Multumesc, idei clare si de pus in aplicare.
Multumesc!
Si eu!
Ma bucur mult ca va foloseste!
Mulțumesc pentru material, am însă niște nelămuriri pe care le trec mai jos
Sunt situații în care diverși agenți economici s-au trezit în SPV cu facturi de la terți pe care nu îi cunosc și deci facturile respective nu reprezentau o tranzacție economică reală (pot fi facturi trimise în RO e-factura din greșeală sau pot fi chiar spam, în sensul în care sunt trimise cu scopul de a fi înregistrate și plătite, fără ca o contraprestație să existe).
Așa cum este gândit sistemul RO e-factura în acest moment pare să încalce codul civil. Factura poate ține loc de contract cu condiția ca beneficiarul să accepte acea factură. Altfel, în lipsa unui contract scris și în lipsa acceptării de către beneficiar, simpla existență a unei facturi nu poate face dovada acordului de voință a părților cu privire la operațiunea economică efectivă. Or faptul că în Codul Fiscal ni se spune că din 01 iulie 2024 factura este considerată cea trimisă în sistemul RO e-factura, fără să existe o procedură prin care beneficiarul acceptă documentul în cauză mi se pare extrem de problematic.
Cum procedăm cu o factură primită prin SPV și care nu are în spate o operațiune economică reală? Într-un răspuns al ANAF ni se spune că putem transmite un mesaj emitentului prin sistemul RO e-factura, dar că prin sistemul RO e-factura nu se poate returna factura transmisă și că orice corecție se face conform art. 330 din Codul Fiscal, deci trebuie să identificăm emitentul și să-l rugăm să ne trimită și o factură cu minus. Ce facem dacă nu reușim să identificăm emitentul?
Înregistrăm în contabilitate o astfel de factură pe care o primim din eroare? Cum o putem înregistra dacă ea nu respectă legea contabilității (care spune că înregistrările în contabilitate au la bază documente justificative, iar documentele justificative sunt cele care consemnează efecturarea operațiunilor economico-financiare)?
Nu mai discut de legislația europeană cu privire la TVA, care nu limitează deductibilitatea la existența unei facturi sub forma în care o va cere ANAF de la 1 iulie 2024 (drept fișier transmis în sistemul Ro e-factura și semnat cu sigiliul ANAF), ci doar la existența unui document care conține informațiile necesare pentru deducere. În Constituția României se prevede că reglementările comunitare cu caracter obligatoriu au prioritate faţă de dispoziţiile contrare din legile interne, cu respectarea prevederilor actului de aderare.
Cum asigură ANAF integritatea datelor din XML-ul pe care îl descărcăm din sistem atâta timp cât semnătura este într-un fișier separat și nu există un mecanism prin care să putem verifica dacă XML-ul nu a fost alterat sau corupt (cu intenție sau fără)? Noi ca beneficiari salvăm arhivele aferente facturilor (pentru că salvarea nu este posibilă decât într-un interval de 60 de zile, înțeleg, ulterior se poate obține o arhivă doar la cerere fără să existe o procedură clară pentru acest lucru), dar cum ne asigurăm ulterior că fișierul salvat își păstrează integritatea? Semnătura ANAF prezentă ca fișier separat nu asigură integritatea fișierelor pe care le descărcăm. Or prin reglementările contabile noi putem să înregistrăm în contabilitate doar documente originale sau care au fost reconstituite conform normelor. Cum reconstituim o factură cu un XML corupt?
Aș mai avea întrebări, dar mă opresc aici momentan.
Habar nu am! Si nimeni nu stie raspunsul la aceste intrebari, v-a trebui sa vedem in practica ce se intampla si la ce solutii se va ajunge in timp real. Momentan, dintre cei care deja transmit, fiecare face cum il taie capul, nu exista proceduri oficiale venite de la ANAF.
Mulțumesc pentru răspuns, da, vom vedea cum se aplică. Voi scrie și niște întrebări la ANAF / Ministerul Finanțelor. Deși am mai trimis și nu au răspuns.
Multumim mult !