Automatizari in contabilitate – sau cum muncesc eu mai putin

Tot aud in jurul meu, ingrijorari, panica si groaza despre cum robotii o sa ne preia munca. Asa, si? Voi n-ati vrea sa stati pe o plaja si sa cititi A year in Provence sau sa fiti chiar in Provence in timp ce robotii muncesc pentru voi? Eu as vrea! Chiar nu m-am nascut sa muncesc, cred ca menirea mea este sa fiu pensionara, si momentan imi ratez cariera cu brio!

Pana cand inchid pravalia si plec in tari mai calde sau mai reci (pentru mine nu conteaza clima, conteaza doar sa plec), m-am gandit sa automatizez putin lucrurile, ca prea muncim ca prostii facand chestii banale, sau platim oameni care stiu sa faca multe, dar fac putine, din cauza de birocratie. Pe scurt, am automatizat sandramaua. Putin, asa, cat m-am priceput.

AUTOMATIZAREA NR.1 – emiterea si trimiterea automata a facturilor catre clienti; incasare creante in primele 3 zile de la emitere

Stiti cat pierdeam lunar cu emisul si trimisul facturilor catre fiecare client in parte? 1 zi intreaga. Si problema era ca nu puteam sa stau o zi sa fac doar asta, asa ca mai faceam 2 facturi, ma mai intrerupeam, mai suna telefonul, mai plecam din birou. Procesul se intindea pe vreo 3-4 zile, apoi urma listatul, apoi urma completarea situatiei mele in excel cu cine a platit, cine mai are de achitat, cui mai trebuie sa emit. Ce mai, secretara scria pe mine!

Acum toate astea se fac automat. Tot ce mai trebuie eu sa fac, este sa introduc in program incasarile, astfel incat programul sa nu trimita aiurea instiintari clientilor ca nu au platit. Pentru ca face si asta. Tot automat. Oricum, tin sa ma laud ca la mine nu prea e cazul, ca platesc toti la timp. πŸ™‚ Dar s-a mai intamplat sa uit sa emit facturi si clientul sa ma traga de maneca sa-i dau factura ca vrea sa ma plateasca.

Cum a fost cu implementarea

Adevarul este ca mi-a luat ceva sa inregistrez in baza de date toti clientii, dar mi-ar fi luat mult mai mult daca ar fi trebuit sa bag de mana toate datele de facturare ale clientului; din fericire, este necesar sa introduci doar codul fiscal si programul iti pune automat restul datelor de facturare (numele firmei, sediu etc). Tu mai completezi doar contul IBAN-ul si adresa de mail la care vrei sa se trimita automat facturile.

Programul nu se instaleaza in nici un fel pe calculator, te loghezi cu user si parola pe site-ul lor, iar din punctul asta de vedere, pentru mine care nu-s o persoana foarte tehnica, sistemul asta e minunat!

Ce chestii tehnice m-au impresionat in timpul folosirii

Eram familiarizata cu programul prin prisma clientilor mei care il foloseau de ceva timp, il stiam si din testele mele proprii. N-am crezut ca in momentul in care il voi folosi in activitatea mea zilnica, voi descoperi lucruri noi, dar lucrurile de mai jos m-au impresionat placut:

  • pot exporta in excel diverse situatii intr-un format deja aranjat si elegant caruia ii pot da direct print fara sa trebuiasca sa mai intervin eu asupra formei, sa mut coloane, sa boldez diverse chestii;
  • pot personaliza textul mailului catre client care se trimite automat si care contine si factura atasata; pe langa un mesaj privind faptul ca s-a emis factura, am profitat de ocazia ca mailurile se trimit pe 1 ale lunii si am inserat un reminder pentru client referitor la preluarea documentelor cat mai curand pentru prelucrare; stiti cat pierdeam in fiecare luna dand mail fiecarui client pentru asta? cam un sfertΒ de zi!
  • preluarea automata a inregistrarilor facturilor in Saga.
  • listarea tuturor facturilor dintr-un singur click, adica selectez o perioada a facturilor emise, le dau print, si se listeaza singure! acest lucru nu il puteam face inainte, trebuia sa ma duc pe fiecare factura si sa dau print.

Cum am ajuns sa incasez 65% din facturarile lunare in primele 3 zile din luna.

V-am spus si mai devreme ca am noroc de clienti care isi platesc facturile la timp, rareori trebuind sa mai dau cuiva un mail cu rugamintea de a plati factura. Chiar si asa, fiecare platea cand imi aduceam eu aminte sa trimit facturile, in fiecare luna, in alta zi. Clientul era zapacit si cu toate ca dorea sa imi plateasca factura la timp, nu ne sincronizam programul.

De doua luni de cand folosesc programul de facturare, toate facturile se emit si se trimit automat pe 1 ale lunii. Nu stiu daca din cauza rutinei sau dintr-un motiv scris in cartile de psihologie pe care nu am ajuns sa le citesc, cert este ca s-a intamplat fenomenul urmator:

In prima luna de automatizare a facturarii (iulie 2017), am incasat pe 1 ale lunii, ziua emiterii facturii, 20% din totalul facturilor emise iar in urmatoarele 3 zile zile inca 25%, deci in primele 5 zile, 45% din totalul creantelor. Am zis ca o fi o intamplare, ca poate entuziasmul noii metode sau graba de a pleca in concediu cu facturile platite, au facut clientii sa aiba reactia asta.

In a doua luna de implementare a sistemului (august 2017), in prima zi de emitere a facturilor am incasat 35%, iar in urmatoarele doua zile inca 30% din totalul sumei facturate. Β 65% din totalul sumei de incasat.

Nu stiu cum vedeti voi toata treaba asta, mie mi se pare o mare realizare. Evident, scopul fiecarui prestator este sa-si incaseze toate facturile in ziua emiterii sau in maxim 3-5 zile de la emitere, ceea ce se si intampla acum, cu aproximativ 65% din facturile emise de mine. Nu am reusit performanta asta niciodata desi sunt genul de persoana care te toaca pana isi primeste banii si am si noroc si de oameni care au platit intodeauna la timp, deci nu am fost (cred) niciodata in situatia despre care citesc la alti colegi, care nu-si primesc banii cu lunile, uneori cu anii. Si totusi, pana cand nu am implementat o rutina, treaba n-a mers chiar ca unsa. Funny thing, eu nici nu voiam sa implementez ceva pe partea asta, considerand ca fata de alte firme de conta, rata de incasare e chiar buna! πŸ™‚

Programul care face asta si cat costa

Evident, SmartBill Facturare! Si pentru ca sunt firma de conta, folosesc SmartBill gratuit. Daca nu esti contabil, te va costa 3 euro, 5 euro sau 6 euro + TVA/luna, in functie de abonamentul ales. Programul se poate testa gratuit timp de 30 de zile. Mai multe detalii gasesti pe site-ul lor.

 

AUTOMATIZAREA NR. 2 – cum depun, listez si scot recipisele pentru absolut toate declaratiile si bilanturile in doar 4 secunde

Hai, ca poate nu dureaza chiar 4 secunde, pentru ca am multi clienti, si am multe fixuri. Unul din ele ar fi sa depun declaratiile imediat ce am inchis o firma sau imediat ce am definitivat un stat de plata. Cu alte cuvinte, depun declaratii zilnic. πŸ™‚

Despre functionarea minunatului program nu va pot spune foarte multe aspecte practice din experienta, pentru ca nu ma ocup eu de depunerea declaratiilor. Acest lucru il face una dintre colegele mele. Totusi va pot spune ca merge brici, nu se blocheaza si dintr-o singura miscare, declaratiile sunt depuse, listate (impreuna cu recipisa aferenta) si arhivate.

Cum a fost cu implementarea

De instalare m-am ocupat personal si va spun sincer ca nu m-as fi descurcat singura daca nu as fi primit niste explicatii initiale. Instalarea ghidata a durat vreo 40 de minute, iar setarea programului a fost facuta de cel care detine aplicatia; in cele 40 de minute mi-a explicat ce face fiecare buton, mi-a spus ce sa fac si mai ales ce sa nu fac.

Ce chestii tehnice m-au impresionat in timpul folosirii

Vectorul fiscal e genial! Pentru mine, acesta a fost “the selling point”. Inainte de implementare, aveam un tabel in excel unde bifam depunerea declaratiilor, dupa ce o zapaceam pe colega mea cu vesnica intrebare: ai depus declaratia la firma X, dar la firma Y ai depus declaratia? Colega mea se oprea din ce facea si trebuia sa verifice. Apoi eu completam excelul. Timp absolut pierdut de ambele parti si cateodata mai apareau si erori la completare.

Cum procedez acum? Setez in program vectorul fiscal al clientului, adica ii spun programului ce declaratii ar trebui sa depuna firma respectiva lunar, trimestrial, semestrial si anual. Imediat ce declaratia este depusa prin intermediul programului, vectorul fiscal este completat automat.

In orice moment programul imi indica ce declaratii am depus (impreuna cu numarul recipisei si data depunerii) dar si mai important, imi arata ce declaratii mai am de depus (cu rosu, sa-mi sara in ochi). Ok, poate vi se pare ca aceasta mentiune, cu rosu, e banala, dar mie mi-a placut! Imi plac detaliile, iar acest mic detaliu, mie imi scuteste mult timp.

Sunt convinsa ca are multe chestii interesante pe care colega mea le apreciaza, dar cu care eu nu interactionez direct. Stiu ca-i place ca apare numele firmei pe recipisa si astfel vede mult mai repede la ce declaratie sa capseze recipisa.

Pe mine personal ma linisteste faptul ca atunci cand depune mai multe declaratii, dintr-o singura miscare (click) le si depune, le si listeaza, le si arhiveaza. Pentru ca face 100 de lucruri in acelasi timp si probabil ca s-ar mai incurca din cand in cand, ar trebui sa revina asupra operatiei, sa verifice… timp pierdut si-o grija in plus.

De asemenea, suportul tehnic este impecabil!

Programul care face asta si cat costa

4 secunde. Asa se numeste programul. Atat iti ia sa depui declaratiile. πŸ™‚

Tariful se calculeaza in functie de numarul de coduri fiscale pentru care se depun declaratiile (cati clienti ai). Astfel, platesti 0.5 EURO/cod fiscal depus, dar nu mai putin de 27 euro + TVA/luna. Programul se poate testa gratuit.

Pentru mai putin de 15 coduri fiscale, programul se foloseste gratuit.

Eu platesc in jur de 150 lei/luna pentru aproximativ 50 coduri fiscale, adica cei 27 euro + TVA/luna.

Infografic realizat de 4Secunde

Pe viitor

Astept propuneri de automatizari! Daca stiti oameni care au inventat chestii misto care ma pot ajuta sa stau degeaba mai mult, sunt dispusa sa le dau bani pentru asta. Nu ma simt mai desteapta muncind redundant, ci din contra, ma simt mai desteapta cand imi pot folosi creierul, lasand redundanta unui calculator.

 

Sa stiti caΒ nu ma plateste nimeni sa scriu articolele astea; de fapt, nu veti gasi la mine pe blog nici macar un singur articol platit; scriu doar ce vreau si despre ce vreau, cred ca ma ajuta mult in acest demers si faptul ca fac bani din contabilitate πŸ™‚ Fac aceasta precizare pentru ca primesc mesaje in care sunt intrebata daca articolele mele sunt platite. Sper din suflet sa nu ajung niciodata sa am pareri platite, cred ca nu mi s-ar potrivi deloc! πŸ™‚

4 Comment

  1. Diana says: Reply

    Luiza Multumesc! Apreciez munca ta si mi se pare extraodinar ce faci si cum scrii. La fel gandesc si eu si imi pare ca mi-am gasit perechea. Si noi avem o firma mica de contabilitate pe care incercam sa o administram in mod similar si sa pastram o balanta intre timp liber/familie/calatorii. Cat nu ne-am gandit si noi sa evadam sa plecam sa fim liberi. O data ce ai gustat licoarea dulce a libertatii si incepi sa te trezesti sa vezi dincolo de sistem si de igradirile sociale consider ca nu mai este cale de intoarcere. Devii dependent si iti urmaresti visul. Iti urez succes si spor in tot ce iti propui sa faci si cine stie poate ne vom intalni o data undeva departe pe o insula insorita (pentru mine conteaza clima πŸ™‚ ).
    Cu drag Diana

    1. Diana, iti multumesc din suflet pentru timpul pe care ti l-ai rupt sa imi scrii acest mesaj frumos de incurajare si apreciere! πŸ™‚
      Iti urez mult succes in activitatea ta, stiu prea bine ce greu este atat cu balansul dintre munca si viata ta, atunci cand detii firma. Ai dreptate cand zici ca devii dependent chiar de rutina care te deranjeaza, te pierzi in maruntisuri si uiti sa traiesti. Imi aduc aminte ca exista viata dincolo de hartii cand vad accidental pe FB o poza cu marea, moment in care ma buseste o depresie morbida. Sper ca tu faci fata mai bine cotidianului.
      Mult succes si multumesc inca o data! πŸ™‚

  2. Daniel says: Reply

    Automatizarea in contabilitate vine nu de la a automatiza transmisul declaratiilor online sau de a trimite instiintari prin e-mail automat, la tehnologia pe care o avem acum chestiile astea sunt rudimentare. O chestie care va da afara multi contabili e tehnologia blockchain, adica, un registru public de tranzactii unde au acces numai persoanele interesate – client furnizor si anaf – atata tot. Tranzactiile sunt acolo stocate frumos nu se sterg nu se ard nu se arhiveaza .. cum vi se pare ?

Parerea ta conteaza!